Lista de programas desarrollados por mallorcaNet
Intercambio
Electrónico de documentos a través de Internet
entre la Empresa y sus trabajadores
mallorcaNet S.L.
ha desarrollado una aplicación para gestionar el intercambio electrónico
de documentos entre las empresas y sus trabajadores. Ya no tiene que seguir
gastando papel ni toner imprimiendo nóminas y notificaciones de empresa.
Si su empresa dispone de un portal del trabajador, los empleados tendrán
acceso de forma electrónica a todas sus nóminas y vida laboral
sin necesidad de utilizar papel ni toner. Esta aplicación no solamente
proporciona la tecnología para el envío de documentos sino que
permite la organización de los documentos enviados mediante la creación
de carpetas y la automatización de su envío. Siguiendo
la estructura de árbol pueden crearse las carpetas necesarias, estructurar
contenidos por años, por temas, etc.
El envío de se realizará asociando el documento a un determinado trabajador. El trabajad recibirá una notificación por Email cada vez que se actualice el contenido de sus carpetas y accederá de forma sencilla a todos los documentos que le enviemos ordenados y clasificados.
La ventaja de este sistema de envío/recepción de documentos frente al envío de un Email con archivo adjunto son evidentes tanto para la empresa como para el trabajador. El trabajador accediendo desde un navegador de internet, dispondrá de TODOS los documentos CLASIFICADOS por carpetas. Puede acceder desde cualquier ordenador ubicado en cualquier zona geográfica sin necesidad de tener ningún software adicional instalado.
ENVIO DE NOMINAS
El envío
de nóminas merece un trato especial ya que se trata de enviar muchos
documentos distintos a personas distintas. Para evitar el envío de
cada nómina a cada trabajador de forma manual, esta aplicación
automatiza el envío de todas las nóminas de una forma muy sencilla.
El programa leerá el fichero que contiene todas las nóminas
(Debe ser un fichero Acrobat pdf) y analizará una por una buscando
el DNI de cada trabajador. Una vez encontrado enviará cada nómina
a la carpeta correspondiente de cada trabajador.
TIPOS DE USUARIOS QUE ACCEDEN A LA APLICACIÓN
Existen dos tipos de usuarios: administrador y trabajadores.
En
cada empresa existirá la figura de un usuario administrador.
Entrará en la aplicación con el CIF de la empresa y será
el usuario encargado de gestionar todos los documentos que los trabajadores
podrán ver. Es el encargado de gestionar altas, bajas y contraseñas
de los trabajadores que utilizarán esta aplicación, crear la
estructura de carpetas dónde se colocará la información,
crear diferentes grupos dentro de los trabajadores, subir las nóminas,
etc.
Para
cada Empresa habrá muchos usuarios trabajadores que tendrán
acceso al aplicativo. Cada usuario trabajador verá la misma estructura
de carpetas creada por el administrador y en cada una de ellas están
guardados los documentos.
ACCEDIENDO A LA APLICACION
Tanto
la empresa como los trabajadores utilizaran el mismo portal de entrada a la
aplicación. En la página web de la empresa se habilitará
una opción de menú de acceso a los trabajadores. En función
del DNI introducido (CIF de la empresa óDNI de un trabajador), entraremos
en módulos distintos de la aplicación.
Una vez dentro, aparece el nombre de nuestra empresa en la parte superior derecha.
Vemos en la barra superior las diferentes opciones de menú:
Lo primero que debemos hacer es dar de alta los Empleados y los Apartados.
Para que un trabajador pueda utilizar la aplicación es necesario que
el administrador lo haya dado de alta.
Gestión de
Empleados
Empezaremos
dando de alta los trabajadores de la empresa para que puedan tener acceso
al portal.Seleccione
el menú Empleados. Aparecerá una lista de trabajadores dados
de alta hasta el momento, así como un formulario para buscar un trabajador
determinado de forma rápida y directa. Al lado de cada trabajador aparecen
dos botones para Editar los datos de un trabajador determinado y otro
para borrarlo del sistema. Para dar de alta un nuevo trabajador pulsamos
el link +añadir.
Si tiene que dar de alta muchos empleados, puede facilitarnos un listado en formato EXCEL y nosotros nos encargaremos de darlos de alta.
Los campos que debemos introducir para cada cliente son:
Nombre: Nombre completo del trabajador.
E-mail: Correo electrónico del trabajador. La aplicación
lo utilizará para notificar la existencia de nuevos documentos.
Login: Será el identificativo que
utilizará el trabajador para entrar en la web. Debe ser el NIF del trabajador
(poner la letra en mayúsculas y sin espacios).
Contraseña: Es la contraseña
para que el usuario pueda entrar en la web. Esta contraseña debe notificarse
al trabajador y una vez dentro la podrá cambiar.
Notificar: Si marcamos esta casilla el trabajador recibirá de forma automática
un Email de aviso cada vez que pongamos un documento nuevo en una de sus carpetas.
Una vez introducidos los trabajadores debemos introducir los Apartados.
Gestión de Apartados
Seleccionamos
el menú Apartados y veremos las carpetas creadas hasta el momento:
El significado delos apartados es similar a la creación de carpetas en Windows. Se trata de crear una estructura jerárquica de carpetas para ordenar y organizar los documentos que enviamos a nuestros empleados. Para cada nuevo apartado debemos poner el Nombre del nuevo apartado (Contratos, Circulares, etc…), así como el nombre del Apartado superior. Esto nos permite crear una estructura jerárquica tal como muestra la imagen superior.Creación de grupoA veces interesa enviar un documento a un grupo de trabajadores: TODOS, ACCIONISTAS, COMERCIALES etc.
Si vamos a la opción
de menú Grupos, podremos crear y editar diversos grupos asociados a varios trabajadores.
Para cada grupo que creemos debemos darle un Nombre identificativo y marcar todos los trabajadores que pertenecen
a este Grupo.
Gestión de
documentos
Una vez hemos introducido los Empleados y hemos creados los distintos apartados,
vamos a ver como subimos los documentos. Un documento puede ser una nómina,
un contrato, información fiscal de un trabajador, etc.
El envío de documentos puede realizarse de dos maneras: De forma
individual enviando y asociando cada documento a un trabajador, o bien enviando
el mismo documento a un grupo determinado o bien a TODOS.
El envío de nóminas, tal como se dijo anteriormente, merece
un trato especial ya que es un programa externo el que extrae del fichero
de nóminas cada una de ellas para enviarla al trabajador que le corresponde.
Envío individual o
por grupos.
Este
tipo de envío se realiza dentro del mismo entorno web de la aplicación.
Es útil cuando necesitamos actualizar pocos documentos o bien actualizar
documentos sólo a un trabajador determinado. Para ello vamos al menú
documentos y pulsamos el link +
añadir
Para cada documento debemos introducir la siguiente información:
Título:
El nombre del documento que enviamos (p.e. contrato trabajo)
Apartado: Aparece un cuadro desplegable
dónde aparecen todos los apartados existentes. Aquí seleccionamos el apartado
correspondiente para este documento.
Descripción: Optativo. Ponemos
la descripción del documento.
Empleados: (Para envíos individuales)
Marcamos la casilla del trabajador al que corresponde este documento. Si se
trata de una notificación y queremos enviarlo a más de uno, marcamos tantos
trabajadores como queramos.
Grupos: (Para envíos a grupos)
En vez de marcar los nombres de los trabajadores, marcamos la casilla del
grupo que hemos creado previamente.
Seleccionar archivo: seleccionamos desde nuestro disco local el documento
PDF que queremos enviar.
Desde la opción de menú Contraseña, podemos cambiar la
contraseña de acceso al sistema.
- Entrando como trabajador
De
la misma manera que lo ha hecho el administrador, el trabajador accederá
utilizando su DNI y la contraseña proporcionada por el administrador.
Una vez en la aplicación, aparece
nombre de
Vemos en la barra superior que las opciones de menú son mucho más simples
que las opciones del administrador:
Documentos, Contraseña y Salir.
Una vez el trabajador haya entrado en el portal, verá una pantalla con la estructura de apartados creados por el administrador. Al lado de cada apartado aparece entre paréntesis el número de documentos que hay dentrode cada apartado Si seleccionamos el apartado deseado, pe Nóminas 2010, se abre otra ventana mostrando todos los documentos asociados a este apartado.
Para ver un documento
concreto bastará seleccionarlo con el ratón y se abrirá
el visor de documentos pdf que tengamos instalado.
Precios 2010
Intercambio Electrónico de documentos
a través de Internet
entre
Envío de hasta 150 documentos
mensuales............................ 180 €/anuales
Envío de hasta 300 documentos mensuales............................
290 €/anuales
Para envíos mayores: Consultar.
Tel 65 65 88 123
Email: software@mallorcanet.com
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